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サクセスサポートニュース平成26年9月 「経理事務合理化」

2014年09月05日

◆◇◆◇ ☆彡 経理事務合理化 ◆◇◆◇ ☆彡

会社経営にとってコスト削減は大きなテーマですが、今月は、経理事務合理化によるコスト削減対策についてお届け致します。


【 月1回精算・月1回支払い 】

 銀行窓口の手数料はATMやインターネットバンキングより高く設定されております。人がサービスする方が機械よりもコストがかかるからです。一般企業も同じです。経理社員が経費精算にコマメに対応していたらコスト高です!年収400万円の経理社員が100円のボールペン代の経費精算に5分かかった場合の人件費は約200円です。これでは、ボールペンを300円で買っているのと同じです。

 そこで、立替経費は、その都度精算ではなく月1回精算に変更して、所定の用紙に各社員に記入・集計してもらいましょう。経費精算書の裏面に精算する社員が自ら領収書を貼れば、経理社員が領収書を整理する必要もありません。毎月、誰がいくら経費を使っているかが一目瞭然になる効果もあります。

 また、交通費精算の場合、その都度精算とすると会計処理には精算回数分の仕訳が必要ですが、月1回精算にすると会計処理も1仕訳となります。さらに、立替経費の精算のみならず、取引先への支払い(振込み)も、月1回にすると経理合理化になります。その場合「支払日は売掛金入金日より後」にすると資金繰りの心配が少なくなります。


【 キャッシュレス(現金を持たない) 】

 現金を持たなければ(キャッシュレス)、現金精算事務がなくなります。キャッシュレス化により、現金を数えたり、管理したり、現金出納帳を付ける時間を省くことができます。キャッシュレスの場合の立替経費精算は、給与に加算して社員の銀行口座に振込みましょう。


【 預金口座を減らす 】

 預金口座は徐々に増えてしまいますが、口座の数が多いと、手間やコストも増えます。例えば、預金口座間の資金移動や記帳などの手間やコスト等です。預金口座ごとに資金繰りを管理しなければならないので、少ないほどコスト削減になります。また、メインの口座を1つにすると、その通帳を見れば資金の流れが一目瞭然になります。


【 振込み作業と会計処理は同日に 】

 振込み作業直後は、支払先はもちろん、振込手数料や値引きなどの相殺額も覚えていますが、振込み作業は今日行い、会計処理は別の日に行うと「この支払は何だったかな?」ということになります。
 忘却曲線で有名なエビングハウスによると、1時間後には56%、1日後には74%忘れてしまうそうです。同時に行うことが経理合理化になります。


詳細は担当者にお尋ねください。 

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